Ο όρος μηχανοργάνωση από την ετυμολογία του σημαίνει οργάνωση επιχειρήσεων και οργανισμών με χρησιμοποίηση ηλεκτρονικών υπολογιστών, ενώ μηχανογράφηση είναι η καταγραφή και επεξεργασία δεδομένων μέσω ηλεκτρονικών υπολογιστών. Σε αντιδιαστολή ο όρος πληροφορική δηλώνει την επιστήμη της πληροφόρησης, το σύνολο δηλαδή των μεθόδων για τη συλλογή, αποθήκευση, επεξεργασία και μετάδοση πληροφοριών.

Αν και η μηχανοργάνωση με τη μηχανογράφηση μοιάζουν να είναι κοντά, η μεν πρώτη φαίνεται να εστιάζει στην παραγωγή έργου με μειωμένο κόστος και η δεύτερη στη συλλογή και επεξεργασία δεδομένων. Μακράν και των δύο η πληροφορική, έχει σαν αντικείμενο τη δομή και ροή της πληροφορίας, περιέχει δε σαφώς τις άλλες δύο σαν τμήμα της αφού αφ' ενός χρησιμοποιεί υπολογιστές και αφ' ετέρου τα δεδομένα είναι συστατικά της πληροφορίας.

Στην πράξη και οι τρεις όροι χρησιμοποιούνται σαν συνώνυμοι. Θα έλεγε κανείς ότι πρόκειται απλά για αδιαφορία προς τη λεπτομέρεια, όμως η ουσιαστική διαφορά τους δεν είναι γνωστή ούτε στη συντριπτική πλειοψηφία των επαγγελματιών του χώρου που θεωρούν ότι η δουλειά τους εξαντλείται σε τεχνικά θέματα, όπως τα δίκτυα και η επεξεργασία δεδομένων.
Ελάχιστα είναι τα άτομα της πληροφορικής που έχουν γνώση των προϊόντων της εταιρείας τους κι ακόμη λιγότερα αυτά πού γνωρίζουν τις ισχύουσες διαδικασίες και πρακτικές. Λίγες είναι οι ανθρωποώρες που αναλώνονται στο σχεδιασμό που θα φέρει πληροφόρηση. Οι συναντήσεις με τα άτομα των άλλων διευθύνσεων και τμημάτων για τη μελέτη, καταγραφή και συγχρονισμό των ροών εργασίας με τις αντίστοιχες μηχανογραφικές ροές φαντάζουν περιττή πολυτέλεια.
Έτσι, αποκομμένοι από τα άλλα τμήματα, αφιερώνονται σ' αυτό που έμαθαν να βλέπουν σαν αντικείμενο της εργασίας τους, περιχαρακώνοντας κάθε μέρα τα όριά τους και αυξάνοντας την εξάρτηση της εταιρείας απ' αυτούς.

Η διοίκηση και τα τμήματα της εταιρείας θέλουν πληροφόρηση, έχουν ανάγκη από σωστή και έγκαιρη ενημέρωση. Δε φαίνεται όμως να είναι σε θέση να ζητήσουν αυτό ακριβώς που χρειάζονται γιατί δε γνωρίζουν ούτε το βαθμό της ενημέρωσης που θα μπορούσαν να έχουν, ούτε τη μέθοδο ή τον τρόπο για να αυξηθεί το επίπεδο της πληροφόρησής τους. Έτσι καταλήγουν στο να ζητάνε αποσπασματικά κάποιες καταστάσεις δεδομένων, προκειμένου να καλύψουν τις τρέχουσες ανάγκες τους.
Εδώ ολοκληρώνεται ο φαύλος κύκλος, με την πληροφορική να επεξεργάζεται ξανά δεδομένα που με καθυστέρηση θα καλύψουν την ανάγκη της στιγμής.

Το να έχει μια εταιρεία καλά μηχανήματα και ικανούς τεχνικούς δεν είναι αυτοσκοπός, στόχος είναι η πληροφόρηση. Δουλειά των ανθρώπων της πληροφορικής είναι να φροντίζουν ώστε όλα τα τμήματα, όλοι οι εργαζόμενοι να έχουν την πληροφόρηση που χρειάζονται όταν τη χρειάζονται. Δεν είναι δουλειά τους και δεν πρέπει λόγω ειδικών γνώσεων να ασχολούνται με θέματα αρμοδιότητας άλλων, όπως για παράδειγμα η έκδοση καταστάσεων. Αυτά θα γίνονται μόνο από τους καθ' ύλη αρμόδιους και η πληροφορική πρέπει να τους εξασφαλίσει τη δυνατότητα να κάνουν τη δουλειά τους απρόσκοπτα.

Οι άνθρωποι της Πληροφορικής είναι ο φυσικός φορέας που θα φροντίσει για την αναπαράσταση των δομών και ροών της πληροφορίας σε όλα τα μήκη και πλάτη της επιχείρησης. Κάτι τέτοιο όμως δεν είναι δυνατό να συντελεστεί χωρίς την ενεργό συμμετοχή των άλλων διευθύνσεων, δε μπορεί να υλοποιηθεί αν δε μετέχουν όλοι με συνέργιες και συνεργασίες. Μόνο τότε τα δεδομένα μπορούν να ενταχθούν σε δομές και να αποκτήσουν την υπόσταση πληροφορίας. Τότε και το λογισμικό (software) παύει να θεωρείται προϊόν, γίνεται ένα μέσο για την επεξεργασία της γνώσης ή ακόμη παραπέρα ένα μέσο εξάλειψης της άγνοιας.

Σταμάτης Κοντάρης