Το τελευταίο βήμα για την ολοκλήρωση της εγκατάστασης κάθε πακέτου ERP είναι η μετάπτωση δεδομένων, δηλαδή η μεταφορά στο νέο σύστημα των δεδομένων που υπήρχαν στα προηγούμενα προγράμματα, ώστε να είναι δυνατή η συνέχεια της λειτουργίας της επιχείρησης ή του οργανισμού με το νέο ERP.

Η διαδικασία της μετάπτωσης απαιτεί, εκτός της μεταφοράς, και επεξεργασία των δεδομένων ώστε να προσαρμοστούν στη δομή του νέου συστήματος. Πρόκειται για ένα δύσκολο εγχείρημα που λόγω της πολυπλοκότητάς του εμφανίζει μεγάλο ποσοστό αποτυχίας, σε μερικές δε περιπτώσεις τα προβλήματα παρουσιάζονται ακόμη και μήνες μετά τη έναρξη λειτουργίας του νέου συστήματος.

Αν όλα πάνε καλά μπορούμε να μιλάμε για επιτυχία, όμως στην πράξη περισσότερες είναι οι προβληματικές μεταπτώσεις, οι οποίες απαιτούν εκ των υστέρων πολύ κόπο και χρήμα για την ευθυγράμμισή τους. Δεν είναι λίγες οι περιπτώσεις που λόγω της στρεβλής μεταφοράς των δεδομένων οι εταιρείες εκτίθενται σε μεγάλο βαθμό. Πρόσφατα, γνωστή εταιρεία ήταν πολύ επιφυλακτική όταν επικοινωνούσε με τους πελάτες της για την τακτοποίηση των υπολοίπων τους, γιατί είχε διαπιστώσει ότι μετά την μετάπτωση μερικές καρτέλες πελατών εμφανίζονταν αλλοιωμένες. Χρειάστηκαν πάνω από έξι μήνες για να εντοπισθεί το λάθος.
Παλαιότερα μεγάλη τράπεζα έστελνε για πολλούς μήνες λανθασμένα υπόλοιπα δανείων σε κάποιους δανειολήπτες.

Σε πολλές περιπτώσεις, προκειμένου να επιταχυνθεί η διαδικασία της μετάπτωσης και να ελαχιστοποιηθεί ο βαθμός της πολυπλοκότητας του όλου εγχειρήματος, επιχειρείται ο περιορισμός των προς μεταφορά δεδομένων. Έτσι για παράδειγμα αντί να μεταφερθούν όλες οι κινήσεις των πελατών από τις οποίες διαμορφώνεται το υπόλοιπο του πελάτη, μεταφέρονται στο νέο σύστημα μόνο τα υπόλοιπα τη στιγμή της μετάπτωσης σαν ένας ξερός αριθμός. Αν θελήσει κανείς την ανάλυση του υπολοίπου θα πρέπει να την αναζητήσει στο προϋπάρχον σύστημα. Με παρόμοιο συγκεντρωτικό τρόπο μεταφέρονται τα υπόλοιπα των λογαριασμών γενικής λογιστικής, τα αποθέματα κ.ο.κ.

Τέτοιες αθροιστικού χαρακτήρα μεταφορές δεδομένων, αν και προσδίδουν το πλεονέκτημα μιας γρήγορης και πιο αποτελεσματικής μετάπτωσης, παρουσιάζουν σε δεύτερο χρόνο πολλαπλά προβλήματα για την επιχείρηση ή τον οργανισμό. Τα προβλήματα συνίστανται στο γεγονός της συνύπαρξης πολλών βάσεων δεδομένων, μία για κάθε σύστημα.
Έτσι πώς να μπορέσουμε από το νέο σύστημα να πάρουμε συγκριτική κατάσταση πωλήσεων σε σχέση με τα προηγούμενα έτη, αφού οι αναλυτικές πληροφορίες για τα παρελθόντα έτη βρίσκονται στο «παλαιό» σύστημα;

Έχουμε δηλαδή δύο διαφορετικές περιοχές πληροφόρησης. Στη «νέα» περιοχή καταχωρούμε τις τελευταίες παραλαβές ειδών από την αποθήκη μας, αλλά λεπτομέρειες για το απόθεμα θα πάρουμε από την «παλαιά» περιοχή πληροφόρησης, το προϋπάρχον δηλαδή σύστημα. Σ’ αυτό θα υπάρχει ο περσινός μας μισθός αλλά η τρέχουσα μισθοδοσία θα καταχωρείται στο νέο σύστημα.
Το θέμα αυτό είναι γενικότερα γνωστό με τον όρο νησίδες πληροφορίας και δημιουργείται είτε από εγκαταστάσεις νέων υπολογιστικών συστημάτων χωρίς ολική μετάπτωση των προϋπαρχόντων δεδομένων, είτε από διαφορετικά πληροφοριακά συστήματα ανά αντικείμενο, δραστηριότητα ή τόπο της ίδιας εταιρείας ή οργανισμού.

Τέτοιες καταστάσεις είναι εξαιρετικά ασύμφορες γιατί εκτός του περιορισμού της πληροφόρησης, απαιτούν συντήρηση διαφορετικών συστημάτων καθώς και γνώση του προσωπικού για το χειρισμό των συστημάτων αυτών.

Από την άλλη πλευρά μια πλήρης μετάπτωση στο νέο σύστημα, αν και κοστίζει περισσότερο, ομογενοποιεί τα δεδομένα και επιτρέπει άμεση πληροφόρηση που δεν περιορίζεται από τα συστήματα.
Για να μπορέσει όμως να ολοκληρωθεί χωρίς να αναδύονται συνεχώς προβλήματα, απαιτείται η συμμετοχή των χρηστών, γιατί αφού αυτοί καταχωρούν και επεξεργάζονται τα δεδομένα, είναι οι μόνοι που μπορούν να συνεισφέρουν στην ανάλυσή τους καθώς και στον εντοπισμό πιθανών διαφωνιών μεταξύ νέου και παλαιού συστήματος.

Σταμάτης Κοντάρης